Latar Belakang dikembangkannya SIMPD
Persoalan perjalanan dinas memang selalu menjadi sorotan. Salah satu kegiatan yang sering dijadikan obyek pemeriksaan BPK diantaranya adalah pertanggungjawaban belanja perjalanan dinas pegawai. Berdasarkan Hasil Pemeriksaan Semester I tahun 2012, BPK menemukan 259 kasus penyimpangan perjalanan dinas di pemerintah pusat dan daerah yang merugikan negara sebesar Rp 77 miliar. Dari total tersebut, sebanyak 86 kasus sebesar Rp 40,13 miliar merupakan perjalanan dinas fiktif dan 173 kasus sebesar Rp 36,87 miliar perjalanan dinas ganda.
Perjalanan dinas dalam negeri bagi pejabat negara dan pegawai negeri dan pegawai tidak tetap telah ditetapkan Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Tidak Tetap.
Pelaksana Surat Perjalanan Dinas (SPD) diharuskan untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan Perjalanan Dinas kepada pemberi tugas dan biaya Perjalanan Dinas kepada PPK paling lambat 5 (lima) hari kerja setelah Perjalanan Dinas dilaksanakan, dengan melampirkan dokumen : Surat Tugas yang sah dari atasan pelaksana SPD, SPD yang telah ditandatangani oleh PPK dan pejabat di tempat pelaksanaan perjalanan dinas, tiket pesawat, boarding pass, airport tax, retribusi, dan bukti pembayaran transportasi lainnya, daftar pengeluaran riil, bukti pembayaran yang sah untuk sewa kendaraan dalam kota berupa kuitansi yang dikeluarkan oleh badan usaha yang bergerak di bidang jasa penyewaan kendaraan, bukti pembayaran hotel atau tempat menginap lainnya.
Beberapa permasalahan yang sering terjadi adalah, pelaksana SPD
sehingga memerlukan effort yang besar dalam pengelolaanya. Selain itu dengan sistem pengarsipan konvens terlambat menyampaikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinasnya, kadang hingga ke pelaksanaan SPD berikutnya dan tidak terdapat sistem yang dapat memonitoring secara evektif sional dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas dan biaya Perjalanan Dinas, pencarian kembali terhadap dokumen arsip tersebut memerlukan waktu dan upaya yang lebih serta memungkinkan terjadi kehilangan dokumen. Reformasi disegala bidang serta pesatnya kemajuan dibidang teknologi informasi telah melahirkan perubahan tatanan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam kaitan ini, peran aparatur pemerintah/pemerintah daerah sebagai salah satu unsur penyelenggaraan pemerintahan tidak luput dari tuntutan untuk melakukan berbagai perubahan.
Untuk mewujudkan penyelenggaraan kepemerintahan yang baik (good governance), pemanfaatan teknologi informasi di dalam kegiatan pemerintahan tidak dapat dihindarkan. Perjalanan dinas elektronik berjaringan (intranet dan internet) di lingkungan instansi pemerintah merupakan salah satu jawaban untuk meningkatkan pengelolaan administrasi perjalanan dinas yang efektif dan akuntabel, serta memudahkan dalam pengarsipan dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas. Pemanfaatan teknologi informasi dalam proses pemerintahan (e-government) akan meningkatkan efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan (INPRES No. 3 Tahun 2003).
Beberapa instansi pemerintah pusat dan daerah telah menerapkan hal ini. Salah satunya adalah Kementerian Perindustrian dan instansi yang terkait di bawahnya, di mana proses awal pengajuan perjalanan dinas luar negeri dilakukan dengan sistem elektronik dan berlaku sejak Pebruari 2009. Perjalanan dinas elektronik merupakan salah satu ruang lingkup dari perkantoran elektronik, sedangkan sistem perkantoran elektronik merupakan salah satu sub sistem dari sistem pengembangan e-government nasional.
Mengingat pentingnya penataan perjalanan dinas sesuai ketentuan yang berlaku dan pengelolaan arsip dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas pada setiap SKPD, maka penerapan administrasi perjalanan dinas elekronik dengan menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas (SIMPD) sangatlah diperlukan.
Maksud dan Tujuan SIMPD
Maksud dari penerapan aplikasi SIMPD Berbasis Web ini adalah:
Terciptanya sebuah sistem yang dapat membantu pengelolaan usulan, pengendalian dan administrasi perjalanan dinas, yang dapat memenuhi kebutuhan SKPD dan bersifat standard.Tercipta sebuah sistem yang dapat memudahkan pengelolaan arsip pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas.
Tujuan dari penerapan aplikasi SIMPD Berbasis Web ini adalah:
Terselenggara sebuah sistem perjalanan dinas elektronik yang dapat diakses melalui jaringan komputer (intranet atau internet) oleh seluruh pegawai yang memiliki atau diberikan hak akses.
Terselenggara sebuah sistem kerasipan elektronik dokumen pertanggungjawaban perjalanan dinas yang dapat diaksesmelalui jaringan komputer (intranet atau internet) oleh seluruh pegawai yang memiliki atau diberikan hak akses.
Mewujudkan pengelolaan belanja perjalanan dinas yang efektif dan akuntabel.
Karakteristik Aplikasi
Karakteristik aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas (SIMPD) yang kami tawarkan dalam kerjasama ini adalah sebagai berikut :
Berbasis Web.Pemilihan teknologi berbasis web dimaksudkan untuk kemudahan instalasi pada saat awal maupun pemeliharaansistem, dikarenakan adanya perbaikan maupun pengembangan sistem sebagai akibat dari perkembangan kebutuhan fitur-fitur baru (updating).
Multi Platform Sesuai dengan karaktiristik aplikasi berbasis web, maka aplikasi SIMPD ini multi platform (Windows, Unix atau Linux dll) dan support untuk digunakan secara secara bersama-sama (multi user) dalam suatujaringan Client-Server
User ManagementMemiliki modul User Management yang mengatur hak akses pengguna terhadap layanan dan informasi yang disediakan. Hak akses tiap pengguna ditetapkan sesuai dengan fungsi dan kewenangan dari masing-masing pengguna. Modul ini dilengkapi dengan sistem keamanan berupa password dan keamanan pendukung lainnya, untuk menghindarkan pihak yang tidak berhak (tidak memiliki hak akses) untuk memasuki sistem, serta merekam aktifitas pengguna yang memiliki hak akses saat mengoperasikan aplikasi.
Diakses melalui Browser Aplikasi SIMPD ini dapat diakses melalui jaringan intranet dan internet menggunakan browser seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Opera, Internet Explorer, Safari dll
Konsep Sistem Mengingat penerapan aplikasi SIMPD merupakan proses transformasi dari manual ke elektronik, dengan maksud untuk mengurangi kendala dalam implementasi di lapangan maka konsep sistem bersifat sederhana sebagai berikut:
User terdiri dari 6 (enam) tingkatan yaitu :
- Administrator Sistem.
- Verifikator.
- Agendaris.
- Bendahara.
- Operator Usulan Perjalanan Dinas.
Memadukan proses manual dan elektronik atau tidak semua prosedur dilakukan secara elektronik menggunakan sistem (paraf koordinasi berjenjang).
Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas terdiri dari dua paket sistem, yaitu :
-SIM Perjalanan Dinas
-SIM Pengarsipan Elektronik dokumen pertanggungjawaban pelaksanaan perjalanan dinas.
Sistem Biaya Perjalanan Dinas At CostBiaya perjalanan dinas dengan sistem At Cost menggunakan acuan Referensi Tarif (Uang Harian, Hotel, Transport) per periode Tahun, yang dapat disesuaikan dengan biaya perjalanan dinas riil.
Fitur Penomoran SPD Otomatis Editable Memiliki fitur penomoran SPD otomatis namun dapat diedit.
Fitur Keamanan dan PenjagaanMemiliki fitur pengaman yang berfungsi untuk mengantisipasi perjalanan dinas ganda, dan perjalanan dinas melebihi batas waktu yang diperkenankan.
Fitur ExportMemiliki tools eksport ke format Microsoft Excel atau Microsoft Word sesuai keperluannya, terutama untuk pencetakan dan laporan.
Source Code dapat di kembangkan sendiriMaster aplikasi berbentuk open source, sehingga memungkinkan bagi instansi / SKPD pengguna untuk mengembangkannya sendiri secara swakelola, jika memiliki kemampuan teknis dalam pemrograman PHP.
Buku Manual dan Bimbingan Teknis Sistem
Dilengkapi buku manual pengoperasian sistem, bantuan instalasi keserver, serta bimbingan teknis bagi administrator sistem.
Garansi Software Bergaransi perawatan selama 1 (satu) bulan kalender jika Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Perjalanan Dinas dioperasikan secara offline dan 12 (dua belas) bulan kalender jika dioperasikan secara online, yang dihitung sejak serah terima pertama pekerjaan.
0 comments:
Post a Comment